Deze algemene voorwaarden regelen de samenwerking tussen VSV Advertising en haar klanten in een B2B-context. Ze vormen samen met het voorstel dat je van ons ontvangt één geheel: het voorstel bevat de klantspecifieke afspraken (scope, deliverables, timing, prijs), deze voorwaarden vormen het juridische kader daarrond. Waar dit document naar een bijlage verwijst, maakt die bijlage integraal deel uit van de overeenkomst.

VSV Advertising, met maatschappelijke zetel te Meeuwenlaan 23, 8434 Middelkerke, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE1018.609.173, hierna "VSV" genoemd.

Voorwerp en bijhorende documenten

Voorwerp

VSV levert marketingdiensten en/of ondersteuning rond leadgeneratie, leadopvolging en afspraakplanning. De dienstverlening bestaat uit het 90 dagen groeitraject, een vervolgtraject en/of andere, afzonderlijk te bestellen modules of trajecten. De concrete inhoud blijkt telkens uit het bijhorende voorstel dat op de klant van toepassing is.

Modules en trajecten

Naast het 90 dagen groeitraject kan een klant bijkomende modules of afzonderlijke trajecten afnemen. Partijen bepalen in onderling overleg welk traject of welke module van toepassing is. Het voorstel omschrijft telkens de benaming, scope, deliverables, werkwijze, timing, eventuele garanties, prijs en eventuele voorwaarden rond advertentiebudget of bijkomende kosten.

Aanvaarding en bewijs

De klant aanvaardt de overeenkomst door het voorstel schriftelijk of digitaal te bevestigen, of door VSV te laten starten met de uitvoering. Partijen bewaren het voorstel en de bevestiging als bewijs van de bestelling en de inhoudelijke en financiële afspraken.

Totstandkoming, precontractuele informatie en toepasselijkheid

Precontractuele informatie

Het voorstel bevat de precontractuele informatie over de gekozen dienstverlening en beschrijft minstens de scope, werkwijze, deliverables, timing, eventuele garantievoorwaarden en prijs.

Aanvaarding

De overeenkomst komt tot stand zodra de klant het voorstel schriftelijk of digitaal aanvaardt, of zodra de klant VSV de opdracht geeft om te starten, of de uitvoering laat starten zonder voorbehoud. Die aanvaarding geldt tegelijk als aanvaarding van deze algemene voorwaarden. VSV mag de start van de prestaties koppelen aan een ondubbelzinnige bevestiging op een duurzame drager.

Toepasselijkheid en knock-out regel

Deze voorwaarden gelden uitsluitend in een B2B-context en sluiten de toepassing van voorwaarden van de klant uit. Voorwaarden van de klant gelden enkel wanneer VSV ze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt. Loutere verwijzing door de klant op een bestelportaal, eigen documenten of communicatie volstaat niet. Bij tegenstrijdigheid blijven uitsluitend deze voorwaarden van toepassing, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van VSV.

Duur, opzegging en einde samenwerking

Duur per traject of module

De duur van de samenwerking hangt af van het gekozen traject of de gekozen module en staat telkens in het voorstel. Bij het 90 dagen groeitraject loopt de samenwerking minimaal drie maanden vanaf de startdatum in het voorstel.

Eenmalige opdracht

Eindigt automatisch na uitvoering en oplevering van wat in het voorstel staat. De afwikkeling, inclusief overdracht van materialen en toegang tot accounts of systemen, gebeurt volgens het voorstel en deze voorwaarden.

Stopzetting na de minimumduur (90 dagen groeitraject)

Na afloop van de eerste drie maanden kan de klant de samenwerking stopzetten via één e-mail. Partijen stemmen vervolgens een praktische einddatum af zodat lopende campagnes, overdrachten en toegang tot systemen ordentelijk kunnen worden afgewikkeld.

Verlengde samenwerking

Verdere samenwerking na het 90 dagen groeitraject gebeurt op basis van een nieuw voorstel. Zonder nieuw voorstel loopt er geen nieuw traject en is VSV niet gehouden tot verdere prestaties.

Periodieke modules

Duur en stopzettingsregeling volgen zoals bepaald in het voorstel.

Afwikkeling bij einde

Bij het einde van een traject of module bezorgt VSV de klant een rapport met de beschikbare cijfers, en waar voorzien ook een concreet groeiplan. Wat de klant behoudt of ontvangt bij het einde (data, visuals, video's, automatisaties, toegang tot accounts of CRM) volgt de afspraken in het voorstel.

Onboarding en medewerking van de klant

VSV start met onboarding en strategie zoals beschreven in het voorstel. VSV kan pas tijdig en correct van start gaan wanneer de klant de nodige input aanlevert en beslissingen neemt over doelen, doelgroep, aanbod en aanpak.

Aan te leveren informatie, materialen en toegangen

De klant bezorgt tijdig alle informatie, materialen en toegangen die redelijkerwijs nodig zijn: minstens toegang tot de relevante accounts, platformen en tools voor advertentiebeheer, leadopvolging, CRM en afspraakplanning, en alle inhoudelijke input (scripts, draaiboeken, kwalificatievragen, contentrichtlijnen, huisstijlafspraken) binnen de voorziene planning.

Feedback, goedkeuring en revisies

De klant geeft feedback en goedkeuring binnen een redelijke termijn. Revisies gebeuren binnen de grenzen van het voorstel; wijzigingen die de scope aanpassen vereisen een bijkomende afspraak.

Evaluatiegesprekken

Waar het voorstel dit vereist, komt de klant opdagen voor drie evaluatiegesprekken van dertig minuten.

Gevolgen van laattijdige medewerking

Laattijdige, onvolledige of tegenstrijdige input, laattijdige goedkeuring of het uitblijven van toegangen kan de planning, uitvoering en resultaten beïnvloeden. VSV kan de timing in dat geval aanpassen zonder dat dit een tekortkoming van VSV vormt.

Externe platformen

VSV werkt met externe platformen voor advertentiebeheer, planning, sms-opvolging, CRM en afspraakplanning. Tijdelijke of langdurige onbeschikbaarheid, beperkingen of wijzigingen bij zulke platformen liggen buiten de controle van VSV en geven geen recht op schadevergoeding of automatische opschorting van de overeenkomst.

Annulering of verplaatsing van opname- of fotoshootdagen

Bij annulering of verplaatsing van een geplande opname-, video- of fotoshootdag, behoudens schriftelijk anders overeengekomen:

• Meer dan 7 kalenderdagen vooraf: geen vergoeding verschuldigd

• Tussen 7 en 3 kalenderdagen vooraf: forfaitaire vergoeding van 50% van de overeengekomen prijs van die opname- of fotoshootdag

• Minder dan 3 kalenderdagen vooraf, of bij afwezigheid van de klant of het niet kunnen doorgaan door een omstandigheid aan klantzijde: forfaitaire vergoeding van 100% van de overeengekomen prijs

Deze regeling is redelijk gelet op de vooraf gereserveerde capaciteit, ingeplande freelancers, preproductie, scripts en de moeilijkheid om een vrijgevallen dag nog tijdig op te vullen.

Prijs, betaling en advertentiebudget

Facturatie en betaaltermijn

Volgen het voorstel en worden uitgevoerd via factuur. Bij laattijdige betaling kan VSV de uitvoering van diensten of campagnes tijdelijk pauzeren; de campagnegegevens blijven behouden zodat herstart mogelijk blijft na aanzuivering.

Advertentiebudget en voorschieten

Staat in het voorstel. Wanneer VSV advertentiebudget voorschiet, rekent VSV een toeslag van 3% op het voorgeschoten bedrag. De klant blijft eindverantwoordelijk voor de advertentiekosten.

Laattijdige betaling

Van rechtswege en zonder ingebrekestelling zijn moratoire intresten verschuldigd overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende betalingsachterstand bij handelstransacties, samen met de forfaitaire schadevergoeding en redelijke buitengerechtelijke invorderingskosten die deze wetgeving voorziet.

Geen verborgen kostenBinnen de grenzen van de gekozen formule en de schriftelijk overeengekomen scope hanteert VSV geen verborgen kosten.

CRM, automatisatie en toegang

Waar het voorstel voorziet dat de dienstverlening een CRM-omgeving en automatisatie omvat, werkt VSV met een platform voor leadopvolging en afspraakplanning, met onder meer kwalificatievragen, geautomatiseerde opvolging en bel- of afspraakflows.

De afspraken over welke accounts en omgevingen worden gebruikt, wie beheerdersrechten krijgt, wie eigenaar is, en welke toegang de klant krijgt tijdens en na afloop, staan in het voorstel. Waar voorzien, behoudt de klant na afloop toegang tot de relevante accounts, het CRM en de ingestelde automatisaties binnen het overeengekomen gebruikskader.

De klant aanvaardt dat de CRM-omgeving en automatisatie steunen op het gebruikte platform en de beschikbaarheid daarvan. Beperkingen, wijzigingen of tijdelijke onbeschikbaarheid van het platform liggen buiten de redelijke controle van VSV.

Resultaten, afhankelijkheden en opvolging

Een resultaatgarantie op afspraken geldt enkel wanneer en voor zover het voorstel die uitdrukkelijk toekent, binnen de grenzen, voorwaarden en meetwijze die daarin staan.

De klant aanvaardt dat resultaten mee afhangen van factoren die VSV niet volledig kan controleren: marktomstandigheden, concurrentie, de respons en kwaliteit van leads, en de beschikbaarheid en werking van gebruikte platformen en kanalen. Leadopvolging en afspraakplanning kunnen enkel optimaal presteren wanneer leads tijdig en consequent worden opgevolgd en ingeplande afspraken effectief kunnen doorgaan aan klantzijde.

Wat onder een "afspraak" valt, hoe afspraken worden bevestigd of geteld, en welke correcties of uitzonderingen gelden, volgt uitsluitend uit het voorstel.

Zonder expliciete, schriftelijke garantie in het voorstel is VSV gehouden tot een middelenverbintenis, niet tot een resultaatsverbintenis.

Auteursrechten, gebruiksrechten en eigendom

De afspraken over eigendom, gebruiksrechten en wat de klant behoudt of ontvangt tijdens en na afloop staan in het voorstel. Waar voorzien, behoudt de klant de data, visuals, video's en automatisaties die worden opgebouwd, en de toegang tot de relevante accounts en het CRM binnen het overeengekomen gebruikskader.

Bijkomende gebruiksvormen, overdracht of terbeschikkingstelling aan derden worden vooraf schriftelijk vastgelegd, inclusief eventuele financiële en praktische gevolgen.

Aangeleverd materiaal

De klant garandeert dat alle materialen, content, merktekens, beelden, teksten, databestanden en instructies die hij aanlevert geen rechten van derden schenden, en vrijwaart VSV voor aanspraken van derden die daaruit voortvloeien.

Revisies, opnamedagen en praktische vereisten

Wanneer het voorstel voorziet dat VSV teksten, scripts, visuals of video's oplevert, omvat de prijs de revisies zoals het voorstel die beschrijft. Bijkomende revisies buiten de scope voert VSV enkel uit na voorafgaande afspraak.

Bij video-opnames spreken partijen de opnamedagen, timing en aanpak af in functie van de planning. De klant voorziet een geschikte opnamelocatie en de nodige praktische faciliteiten, en levert tijdig eventuele specifieke toebehoren, attributen of branding aan.

Vertrouwelijkheid, imago en niet-afwerving

Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen alle niet-publieke informatie die zij ontvangen als vertrouwelijk en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.

Imago en reputatie

Partijen doen geen publieke communicatie over de samenwerking, resultaten, cijfers, werkwijze of interne informatie zonder voorafgaand overleg en schriftelijke toestemming van de andere partij.

Niet-afwerving

De klant werft tijdens de samenwerking en gedurende 12 maanden na het einde geen medewerkers, freelancers of vaste partners van VSV af die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming.

Referentierecht

VSV heeft het recht om de samenwerking, inclusief opgeleverde resultaten (aantal leads, advertentiebudgetten, afspraakpercentages e.d.), te gebruiken als referentie of case study in commerciële communicatie, zonder voorafgaande individuele goedkeuring. VSV maakt hierbij geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens, omzetcijfers of andere gevoelige informatie openbaar. Bij uitdrukkelijk en schriftelijk bezwaar van de klant levert VSV redelijke inspanningen om hiermee rekening te houden.

Aansprakelijkheid, resultaten en beperking

VSV levert haar prestaties als een middelenverbintenis, tenzij het voorstel uitdrukkelijk en schriftelijk een resultaatgarantie toekent, en dan enkel binnen de grenzen van dat voorstel.

VSV is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door beslissingen of beperkingen van advertentieplatformen, algoritmewijzigingen, accountbeperkingen, policy handhaving, technische storingen of onbeschikbaarheid van externe tools die te goeder trouw worden gebruikt.

VSV is niet aansprakelijk voor reacties van derden op campagnes (negatieve commentaren, reviews, klachten e.d.), noch voor reputatieschade, imagoschade of omzetverlies dat daaruit voortvloeit, wanneer de content wordt uitgevoerd binnen het kader van het voorstel en op basis van input of goedkeuring van de klant.

De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, wettigheid en toelaatbaarheid van informatie, claims, aanbiedingen, prijzen, beelden en materialen die hij aanlevert.

Beperking van aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van VSV is beperkt tot de directe schade. Behoudens opzet of zware fout is elke aansprakelijkheid bovendien beperkt tot het bedrag dat de klant voor de betrokken diensten effectief heeft betaald in de drie maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit. VSV is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, verlies van opportuniteiten, omzet, data, reputatie of goodwill, interne kosten, of schade door claims van derden.

Gegevens en toegang

De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen toegangsbeheer, wachtwoorden, gebruikersrechten en interne beveiliging, en voor het tijdig verlenen en beheren van de nodige toegangen.

Opschorting, beëindiging, ontbinding, overmacht en imprevisie

Opschorting

Bij ernstige tekortkoming van de klant (onder meer niet-betaling, uitblijven van noodzakelijke informatie of toegangen, gebrek aan medewerking) kan VSV haar prestaties geheel of gedeeltelijk opschorten tot de situatie is geregulariseerd, zonder verlies van het recht op betaling voor reeds geleverde prestaties.

Beëindiging in onderling overleg

Partijen kunnen de samenwerking op elk moment in onderling overleg beëindigen, met schriftelijke afspraken over de einddatum en praktische afwikkeling.

Ontbinding bij wanprestatie

Bij voortdurende of ernstige wanprestatie kan elke partij de overeenkomst ontbinden volgens het Belgisch verbintenissenrecht. Reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten blijven verschuldigd.

Overmacht (art. 5.226 nieuw Burgerlijk Wetboek)

Bij overmacht meldt de betrokken partij dit zo snel mogelijk. Partijen stemmen af hoe de uitvoering wordt aangepast, uitgesteld of beëindigd. Reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten blijven verschuldigd.

Imprevisie (art. 5.74 nieuw Burgerlijk Wetboek)

Bij omstandigheden die de uitvoering buitensporig verzwaren, treden partijen te goeder trouw in overleg over redelijke aanpassingen, binnen het kader van artikel 5.74 nieuw Burgerlijk Wetboek.

Geschillen, escalatie en bemiddeling

Partijen proberen elk geschil eerst minnelijk op te lossen via overleg. Wanneer overleg geen oplossing oplevert, kunnen partijen in onderling akkoord een bemiddeling opstarten, onverminderd het recht om bewarende of voorlopige maatregelen te vragen.

Toepasselijk recht en bevoegdheid

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge, zijn bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Slotbepalingen

Deelbaarheid

Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar is, blijft de rest van de overeenkomst geldig. Partijen vervangen de betrokken bepaling door een geldige bepaling die het doel en de economische strekking zo dicht mogelijk benadert.

Wijzigingen en aanvullingen

Wijzigingen of aanvullingen aan deze voorwaarden gelden enkel wanneer VSV ze schriftelijk bevestigt. Een factuur of praktische communicatie wijzigt de overeenkomst niet.

Contact

Vragen over deze algemene voorwaarden? Neem contact op via mathias@vsvadvertising.agency